Online samenwerken

Verdeeld over de afgelopen twee dagen ben ik 18 uur online aan het vergaderen/overleggen geweest in Breeze. In wisselende samenstellingen. 's Ochtends (mijn ochtend) begonnen we met z'n tweeën (de co-voorzitter van de projectgroep zit in de UK, dus maar één uur tijdsverschil) en 's middags en 's avonds liep dat aantal op naar maximaal 7 deelnemers als ook de projectleden uit de VS online kwamen. Door de 6 uur tijdsverschil was het einde van de 'dag' hier om een uur of 10 's avonds.
Ik werkte vanuit thuis, laptop + extra monitor, webcam en headset. En natuurlijk Breeze.

Techniek
De Breeze-verbinding met de andere deelnemers was niet altijd probleemloos. Deels door de soms toch wat slechtere headsets. Een deelnemer die het gedeelde venster met de documenten die we op dat moment aan het delen zijn, schermvullend zet kan niet de 'push to talk' optie gebruiken (die knop zie je dan niet) en zal dus de verbinding altijd open hebben staan. In een goed geconfigureerde situatie moet dat geen probleem zijn en kan Breeze de ruisondrukking prima aan, maar net zoals we bij telefonisch overleg vaak te maken hebben met heel wisselende kwaliteit in verbinding vanuit de verschillende plekken waar de projectleden zitten was dat nu ook wel zo.

Projectgroep
Maar goed, het is een projectgroep die weliswaar uit verschillende continenten komt, maar we kennen elkaar al, dus dat maakt op deze manier overleggen eenvoudiger. Het alternatief was een F2F-bijeenkomst in de VS. En dat had voor drie deelnemers 2 x 8 uur vliegen betekent.

Soort overleg
Ander punt dat bijgedragen heeft aan het succesvol zijn van deze twee dagen is ongetwijfeld het soort overleg. We zijn bezig met het opstellen van een specificatie voor het uitwisselen van toetsmaterialen (QTI 2.1) en die specificatie bestaat uit een aantal documenten. Daarbij zijn in de conceptfase een groot aantal issues (discussiepunten) geformuleerd die in een online systeem (voor de projectleden toegankelijk) beschikbaar zijn.
Een vergadering bestaat uit het een-voor-een doorwerken van de geregistreerde issues, eventueel in de bestaande documenten (of documenten van vorige versies) opzoeken wat reeds bestaande constructies zijn, wat we willen aanpassen (als we wat moeten aanpassen) etc.
Aan de hand daarvan wordt kort vastgelegd wat we besproken en (als het even meezit) besloten hebben.

Iedereen kan meekijken met de notulist, geen gedoe achteraf dus met conceptverslagen en zo.
Omdat we allemaal minimaal de rol van presenter in de ruimte hadden is het snel even overschakelen van het delen van het scherm om iets te laten zien dat bijvoorbeeld een vraag of discussiepunt illustreert heel eenvoudig.

Ik had de kamer overigens zo ingesteld (via de webinterface) dat iedereen binnen kon en dan meteen presenter werd. Positief aan de nieuwe URLs is namelijk dat niemand die zo kan raden. Dus de kans dat iemand per ongeluk binnen wandelt is klein. De groep was klein genoeg om de rol van presenter aan te kunnen. Daar kwam bij dat het voor deze projectgroep niet de eerste ervaring met Breeze was. We hadden er tijdens de SURFnet-pilot ook al mee gewerkt.

Conclusie
Kortom, op het uit gaan eten na, was het net zo effectief als in het echt vergaderen.

Ik heb een Engelstalige instructie gemaakt van 2 pagina's die uitlegt hoe je een account aanmaakt zodat je kunt inloggen in Breeze. Je kunt die hier downloaden.